Jak przetwarzamy dane osobowe
Informacja dla uczestników szkoleń, którzy otrzymują od nas poświadczenia, oraz dla osób sprawdzających te poświadczenia.
Obowiązuje od: 14 września 2026
01Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest ARPEGGIA STUDIO sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, ul. Złota 2/19, 15-016 Białystok, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001215486, NIP 966 221 63 01, REGON 543670898.
W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na adres contact@arpeggia.studio.
02Czego dotyczy ta informacja
Opisujemy tu serwis poświadczeń Arpeggia.studio: wystawianie i wysyłkę poświadczeń szkoleniowych, strony weryfikacji, sprawdzanie dokumentów oraz materiały po szkoleniu. Pozostałą działalność Arpeggia.studio, taką jak strona internetowa, konsultacje i newsletter, opisuje polityka prywatności na arpeggia.studio.
03Jakie dane przetwarzamy
- imię i nazwisko;
- adres e-mail;
- identyfikator uczestnika nadany przez organizatora, jeśli został nam przekazany;
- dane szkolenia: nazwa programu, edycja, daty, liczba godzin, prowadzący i partner szkolenia;
- numer poświadczenia, jego status (ważne, wygasłe, unieważnione, zastąpione) i historia zmian;
- historia wysyłki wiadomości: daty wysłania, doręczenia albo odrzucenia przez serwer pocztowy;
- odpowiedzi w ankiecie po szkoleniu, jeśli zostanie wypełniona;
- dane techniczne: adres IP i czas zapytania w logach serwera i w liczniku ruchu chroniącym przed nadużyciami, a na stronach materiałów ciasteczko dostępu.
04Skąd mamy Twoje dane
Dane otrzymujemy od Ciebie przy zapisie na szkolenie albo od firmy, która zamówiła szkolenie i zgłosiła Cię jako uczestnika, zwykle od Twojego pracodawcy. Taka firma przekazuje nam imię, nazwisko, adres e-mail i ewentualnie identyfikator uczestnika.
05Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Wystawienie poświadczenia i wysłanie go na Twój adres e-mail. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy szkolenie odbywa się na podstawie umowy z Tobą. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy szkolenie zamówiła firma, która Cię zgłosiła; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest wykonanie umowy z tą firmą i udokumentowanie Twojego udziału. |
| Utrzymanie strony weryfikacji, na której Ty i osoby, którym przekażesz link, sprawdzicie autentyczność i status poświadczenia. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: zapewnienie, że wydany dokument można wiarygodnie sprawdzić, i ochrona przed fałszerstwami. |
| Udostępnienie materiałów po szkoleniu, ankiety i zaproszenia do społeczności absolwentów. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: wsparcie uczestników po szkoleniu i poprawa jakości szkoleń. |
| Korekta, zastąpienie i unieważnienie poświadczenia oraz dziennik tych zdarzeń. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: rzetelność rejestru wydanych poświadczeń. |
| Bezpieczeństwo serwisu: logi, ograniczanie liczby zapytań, wykrywanie nadużyć. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: ochrona serwisu i przetwarzanych w nim danych. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
06Co jest widoczne publicznie
Strona weryfikacji poświadczenia pokazuje imię i nazwisko, nazwę i zakres programu, daty i wymiar szkolenia, prowadzących, partnera szkolenia oraz numer, datę wydania i status poświadczenia.
- Strona jest dostępna tylko pod długim, losowym adresem z wiadomości i kodu QR. Nie prowadzimy wyszukiwarki ani listy uczestników.
- Strona jest oznaczona jako wyłączona z indeksowania przez wyszukiwarki.
- Adres e-mail nie pojawia się na stronie, w jej adresie ani w pliku PDF.
- Pobranie pliku PDF i grafik jest możliwe tylko z prywatnego linku z wiadomości do Ciebie.
- O tym, komu przekażesz adres strony weryfikacji, decydujesz Ty.
07Jak długo przechowujemy dane
- Dane poświadczenia, czyli imię, nazwisko, dane szkolenia, numer, status i historię, przechowujemy bez określonego terminu. Poświadczenie ma dać się sprawdzić także po latach, na przykład przy rekrutacji; usunięcie danych odebrałoby tę możliwość.
- Adres e-mail i historię wysyłki przechowujemy razem z poświadczeniem, żeby na Twoją prośbę ponownie wysłać link.
- Logi techniczne serwera: 30 dni.
- Licznik ruchu: kilka minut, wyłącznie w pamięci serwera.
- Ciasteczko dostępu do materiałów: 30 dni albo do kliknięcia „Zamknij dostęp”.
- Odpowiedzi w ankiecie: przez czas potrzebny do oceny i poprawy szkoleń.
Jeśli nie chcesz, żeby poświadczenie było dalej dostępne, zgłoś sprzeciw na adres contact@arpeggia.studio. Unieważnimy wtedy stronę weryfikacji i usuniemy albo zanonimizujemy Twoje dane. Zachowamy tylko minimalny zapis zdarzeń bez danych identyfikujących, potwierdzający, że dokument o danym numerze wydaliśmy i unieważniliśmy.
08Komu przekazujemy dane
Dane powierzamy dostawcom, którzy przetwarzają je wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych:
| Podmiot | Usługa | Gdzie są dane |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Microsoft Azure: serwery aplikacji, baza danych, przechowywanie plików PDF, klucze i logi | Unia Europejska, region Polska Centralna |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Azure Communication Services: wysyłka wiadomości e-mail i statusy doręczenia | Unia Europejska |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Microsoft Forms: ankieta po szkoleniu | Europejski Obszar Gospodarczy |
Dane mogą też otrzymać:
- firma, która zamówiła szkolenie, oraz partner szkolenia, w zakresie potrzebnym do potwierdzenia udziału i rozliczenia szkolenia;
- osoby, którym sam przekażesz adres strony weryfikacji;
- organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy prawa.
Niezależni administratorzy. Dane trafiają do nich wyłącznie wtedy, gdy skorzystasz z ich serwisów, a zasady przetwarzania określają ich własne polityki prywatności:
- LinkedIn Ireland Unlimited Company: po użyciu przycisku „Dodaj do LinkedIna” przekazujemy do formularza LinkedIna nazwę poświadczenia, wystawcę, datę wydania, numer i adres strony weryfikacji;
- Discord Netherlands B.V.: po dołączeniu do Arpeggia Architecture Club z zaproszenia.
09Przekazywanie danych poza EOG
Dane przechowujemy na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Microsoft może w wyjątkowych sytuacjach, na przykład przy wsparciu technicznym, uzyskać dostęp do danych z państw spoza EOG. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Korzystając z LinkedIna lub Discorda, decydujesz o przekazaniu danych tym serwisom samodzielnie.
10Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych (art. 16 RODO); poprawione poświadczenie otrzymuje nową wersję, a strona weryfikacji pokazuje wersję aktualną;
- usunięcia danych (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20 RODO);
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
Wniosek wyślij na adres contact@arpeggia.studio. Odpowiemy w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, na przykład wiadomością z adresu, na który przyszło poświadczenie.
11Dobrowolność i decyzje automatyczne
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia, nazwiska i adresu e-mail nie wystawimy ani nie wyślemy poświadczenia. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy Cię.
13Zmiany tej informacji
Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, na przykład dostawcę usług, zaktualizujemy tę stronę i datę obowiązywania.